Unternehmen können in vielerlei Hinsicht davon profitieren, einen Sourcing-Spezialisten in ihrem Team zu haben. Sie bieten Einblicke und strategische Sourcing Services die die Effizienz und die Finanzen Ihres Unternehmens verbessern können – so können Sie Ihren Mitbewerbern einen Schritt voraus sein.
Da die Herstellungsprozesse immer komplexer und wettbewerbsfähiger werden, sind Unternehmen zunehmend auf diese Fachleute angewiesen, um in einem sich ständig weiterentwickelnden Markt relevant und rentabel zu bleiben. Ohne ihr Fachwissen kann es leicht passieren, dass Unternehmen mit minderwertigen Produkten oder Dienstleistungen vorlieb nehmen müssen und zu viel Geld dafür bezahlen, selbst wenn diese nicht ihren Erwartungen entsprechen.
In diesem Blogbeitrag erfahren Sie mehr darüber, was ein Sourcing-Spezialist ist, welche Vorteile die Einstellung eines Sourcing-Spezialisten für Ihr Team hat und warum er eine wichtige Rolle für den Erfolg eines Unternehmens spielt.
Was ist ein Sourcing-Spezialist?
Als Spezialisten für die Analyse, Organisation und Optimierung des Sourcing-Prozesses eines Unternehmens auf möglichst kosteneffiziente Weise können Sourcing-Spezialisten sowohl den Procurement- als auch den Recruitment-Abteilungen unschätzbare Hilfe leisten. Sie können dabei helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen Effizienzsteigerungen erzielt werden können, bewährte Verfahren empfehlen und Lösungen implementieren, die zu erheblichen Kosteneinsparungen führe
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- Procurement: Sourcing-Spezialisten in diesem Bereich sind für den Aufbau von Beziehungen zu Lieferanten, das Aushandeln von vorteilhaften Geschäften und die Gestaltung von Verträgen zuständig, um sicherzustellen, dass das Unternehmen die bestmöglichen Bedingungen erhält. Außerdem entwickeln sie Strategien zur Maximierung des Unternehmenspotenzials und zur Rationalisierung von Prozessen.
- Recruitment: Die Hauptaufgabe dieser Spezialisten besteht darin, potenzielle Bewerber ausfindig zu machen, zu kontaktieren und zu bewerten, um festzustellen, ob sie für die Stelle geeignet sind. Sie müssen ein Auge für Details haben und sich mit den Einstellungsanforderungen des Unternehmens gut auskennen.
Unterschied zwischen Procurement- und Sourcing-Spezialisten
Sowohl Procurement- als auch Sourcing-Spezialisten sind für die Aufrechterhaltung und Bereitstellung einer effektiven Lieferkette für die Kunden unerlässlich. Da sie in gewisser Weise miteinander verwandt sind, sind viele verwirrt über ihre Aufgaben und verwenden die Begriffe austauschbar.
Es gibt jedoch einige wesentliche Unterschiede zwischen den beiden Begriffen, auf die wir im Folgenden näher eingehen werden.
Was macht ein Sourcing Spezialist?
Im Vorfeld des Procurement-Prozesses gehören zu den üblichen Aufgaben eines Sourcing-Spezialisten folgende Tätigkeiten und Phasen
1. Identifizierung des Beschaffungsbedarfs des Unternehmens
Der allererste Schritt im Sourcing-Prozess besteht darin, den Bedarf des Unternehmens für eine effizientere Arbeitsweise zu ermitteln. Dies erfordert eine Bewertung des aktuellen Budgets des Unternehmens, eine Analyse der Ausgabenmuster und die Suche nach Möglichkeiten zur Kostensenkung.
Darüber hinaus ist es wichtig, potenzielle Lieferanten und die Qualität ihrer Produkte oder Dienstleistungen zu berücksichtigen, wenn es darum geht, den besten Ansatz für die Bedürfnisse des Unternehmens zu finden.
2. Bewertung des Marktes
Dieser Schritt beinhaltet in der Regel die Erforschung der direkten Kostenursache eines Unternehmens, zu der Rohstoffe, Arbeitsstunden, Maschinenbetriebskosten und Transportkosten gehören können. In dieser Phase müssen Sourcing-Spezialisten auch
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- die aktuellen Markttrends analysieren
- die Konkurrenz einschätzen
- potenzielle Hauptlieferanten identifizieren
- die Chancen und Risiken auf dem Markt einschätzen
3. Evaluierung potenzieller Lieferanten
Der dritte Schritt besteht darin, potenzielle Lieferanten zu ermitteln und zu bewerten, die die Anforderungen des Unternehmens erfüllen können. Bei der Suche nach möglichen Lieferanten ist es wichtig, sich folgende Fragen zu stellen, um den perfekten Lieferanten für Ihr Unternehmen zu finden:
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- Steht der Preis im richtigen Verhältnis zur Qualität des Produkts oder der Dienstleistung?
- Wie lange dauert die Lieferzeit?
- Wie hoch ist die Auftragskapazität des Lieferanten?
- Welche Zahlungsbedingungen akzeptiert er?
- Verfügt er über CSR-Zertifikate?
Am besten ist es, wenn Sie mehr als einen Anbieter finden, der die Kriterien Ihres Unternehmens erfüllt, damit Sie eine weitere Option haben, falls der erste Anbieter nicht in Frage kommt. Außerdem sollten Sie den Anbieter gründlich recherchieren und seine bisherigen Bewertungen prüfen, um sicherzustellen, dass er ein zuverlässiger und seriöser Partner für Ihr Unternehmen ist.
4. Die Auswahl eines Lieferanten
When selecting a supplier, sourcing specialists have to evaluate the following documents so they can compare potential suppliers and finalize the selection process:
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- Anforderung von Informationen: RFI sind Dokumente, die allgemeine Informationen über Produkte, Dienstleistungen und Lieferanten enthalten
- Aufforderung zur Angebotsabgabe:RFP ist ein Fragebogen, der qualifizierten Anbietern vorgelegt wird, um deren Leistungen besser zu verstehen und sie zur Abgabe eines Angebots aufzufordern. Dies soll dem Unternehmen helfen, zu vergleichen und eine fundierte Entscheidung zu treffen.
- Aufforderung zur Angebotsabgabe: Bei der RFQ werden die Lieferanten aufgefordert, ein Preisangebot abzugeben.
Nachdem diese bewertet und der beste Anbieter ausgewählt wurde, ist es an der Zeit, Verträge zu erstellen, die von beiden Parteien geprüft und unterzeichnet werden.
5. Onboarding und Verwaltung der Lieferantenbeziehungen
Schließlich müssen Sourcing-Spezialisten sicherstellen, dass die Lieferanten ordnungsgemäß aufgenommen werden, um den Sourcing-Prozess zu straffen.
Sie müssen auch die Beziehungen zu den Lieferanten verwalten, um eine gute Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und dem Lieferanten zu gewährleisten, damit eine gesunde und für beide Seiten vorteilhafte Beziehung erhalten bleibt.
Was macht ein Procurement-Spezialist?
Der Procurement-Prozess beginnt erst, wenn die Lieferantenverträge unterzeichnet sind. Dieser Prozess umfasst in der Regel die folgenden Schritte
1. Prüfung der Bestellanforderung
Sobald ein Geschäft mit einem Lieferanten zustande gekommen ist, müssen die Procurement-Spezialisten die Bestellanforderung prüfen, die von einem Mitarbeiter erstellt wird, um die vom Unternehmen benötigten Waren zu beschaffen.
Diese muss alle erforderlichen Informationen und stichhaltigen Gründe enthalten, bevor sie genehmigt werden kann.
2. Übermittlung der Bestellung
Nach der Genehmigung der Bestellanforderung wird in einem nächsten Schritt eine Bestellung erstellt, die an den Lieferanten geschickt wird. Diese besteht aus der Übersicht über die benötigten Waren oder Dienstleistungen und den im Sourcing-Prozess vereinbarten Preisen und Mengen.
3. Überwachung der Fristen
Der Procurement-Spezialist muss dann die Fristen überwachen und den Prozess beschleunigen, indem er ständig mit dem Lieferanten kommuniziert und um Aktualisierungen bittet, um sicherzustellen, dass die Qualitätsanforderungen erfüllt werden und der Zeitplan eingehalten wird.
4. Receiving products
Sobald die Bestellungen geliefert wurden, muss der Procurement-Spezialist die Waren in Empfang nehmen und prüfen, ob sie den in der Bestellung angegebenen Standards entsprechen.
5. Bearbeitung der Rechnungen
Die Fachleute prüfen die Rechnung des Lieferanten, die Bestellung und die Auftragsbestätigungen, um zu gewährleisten, dass es keine Unregelmäßigkeiten bei den Bestellungen gibt. Dieser Prozess ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle Bestellungen eingegangen sind, und um überhöhte Ausgaben zu vermeiden.
6. Sicherstellung der Zahlung
Wenn kein Problem mit der Bestellung gefunden wird, besteht der letzte Schritt darin, sicherzustellen, dass das Buchhaltungsteam den Lieferanten gemäß den festgelegten Zahlungsbedingungen bezahlt.
4 Vorteile eines Sourcing-Spezialisten
Sie sind noch unschlüssig, ob Sie einen Sourcing-Spezialisten einstellen oder darauf verzichten sollen? Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, finden Sie hier einige Vorteile eines Sourcing-Spezialisten für Ihr Unternehmen.
Verbesserung des Budgetierungsprozesses
Wenn Ihr Unternehmen Schwierigkeiten hat, sein Budget einzuhalten, kann die Einstellung eines Sourcing-Spezialisten der Schlüssel zum gewünschten Ergebnis sein. Sourcing-Spezialisten können mit ihrer umfassenden Erfahrung bei der Recherche, dem Auffinden von Produkten und dem Aushandeln von Verträgen mit den niedrigsten Preisen dazu beitragen, die Kaufkraft Ihres Unternehmens zu maximieren.
Indem Sie sie mit der Überwachung und Verwaltung Ihres Budgets beauftragen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Budgetierungsprozesse sowohl effizient als auch effektiv sind.
Zugang zu erstklassigen Lieferanten und Herstellern
Ein weiterer Vorteil eines Sourcing-Spezialisten im Team ist, dass er Ihnen mehr potenzielle Lieferanten anbieten kann, die Sie allein vielleicht nie erreicht hätten.
Sie können nicht nur Lieferanten recherchieren, sondern Ihnen auch dabei helfen, die effizienteste Option zu vergleichen und zu ermitteln, da sie über fundierte Kenntnisse der Branche verfügen.
Aufbau langfristiger Beziehungen zu Lieferanten
sourcing-specialist Ein Sourcing-Spezialist hilft Ihnen nicht nur bei der Auswahl des besten Lieferanten für Ihr Unternehmen, sondern auch bei der Aufrechterhaltung einer starken und erfolgreichen Beziehung zu ihm.
Dies kann sich auf lange Sicht als äußerst vorteilhaft erweisen, da Sie eine etablierte Beziehung nutzen können, wenn Sie deren Dienste in Zukunft erneut benötigen.
Risiken minimieren
Leider gibt es eine Reihe von Risiken, die mit dem Supply-Chain-Management verbunden sind und schwerwiegende Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben können.
Ein Sourcing-Spezialist kann diese Risiken mindern, indem er die Ausgabenaktivitäten Ihres Unternehmens gründlich untersucht und Sourcing-Strategien entwickelt, die Ihr Unternehmen vor unnötigen Risiken schützen.
Sourcing-Spezialist für Ihr Unternehmen rekrutieren
Ein Sourcing-Spezialist in Ihrem Team kann Ihnen wertvolle Erkenntnisse darüber liefern, wie Sie Waren und Dienstleistungen für Ihr Unternehmen am besten beziehen können. Auf diese Weise können Sie die Vorteile ihrer Dienstleistungen nutzen und gleichzeitig kostspielige Fehler auf dem Weg dorthin vermeiden.
